HR-Teams erhoffen sich von einer neuen Lohnverrechnungssoftware vor allem eines: weniger Aufwand. Weniger manuelle Abrechnungsprozesse, weniger Rückfragen, keine Systembrüche mehr.
Doch die Einführung einer Personalverrechnungssoftware ist kein reines IT-Projekt. Sie muss auf individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sein. Ein Systemwechsel ohne entsprechende Vorbereitung löst das Problem nicht. Er verlagert es.
Damit nach dem Go-live keine neuen Baustellen entstehen, braucht es eine strukturierte Vorgehensweise, die richtigen Personen am Tisch und geklärte Schnittstellen von Beginn an.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Warum eine neue Lohnverrechnungssoftware oft mehr ist als ein Systemwechsel
- Welche organisatorischen, fachlichen und technischen Fragen vorab geklärt sein müssen
- Eine praktische Checkliste für HR-Abteilungen in KMUs
Eine neue Lohnverrechnungssoftware allein reicht nicht
Software löst keine ungeklärten Prozesse. Sie macht sie sichtbarer. In der Praxis zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Die Datenübernahme wird häufig unterschätzt. Kollektivverträge werden nicht sauber analysiert. Die Berechtigungen sind nicht geklärt. Die Prüfung der Schnittstellen erfolgt oft erst nach dem Start.
Die Folge: Fragen, die eigentlich in der Vorbereitungsphase hätten geklärt werden müssen, tauchen mitten im laufenden Betrieb auf. Unklarheiten, fehlende Transparenz und mangelnde Kommunikation verhindern, dass die neue Lohnverrechnungssoftware von Beginn an effizient genutzt werden kann. Die ersehnte Entlastung innerhalb der HR-Abteilung bleibt aus.
Um dies zu verhindern, müssen HR, Buchhaltung, IT und externe Partner früh miteinbezogen werden. Nicht erst nach der Entscheidung für eine neue Lohnverrechnungsoftware, oder gar erst nach dem Go-Live.
Diese Fragen sollten Sie vor der Einführung einer Lohnverrechnungssoftware klären
Fehlende Rollenverteilung, mangelnde Abstimmung und unklare Abläufe sind die häufigsten Gründe, warum Umstellungen länger dauern als geplant. Vor dem ersten Klick im neuen System sollten also viele Fragen bereits intern beantwortet und dokumentiert sein. Wer sie überspringt, löst sie später unter Zeitdruck.
Organisatorisch:
- Welche Gesellschaften sind betroffen?
- Wer ist der Ansprechpartner und ist hauptverantwortlich für die Umstellung?
- Wer ist intern betroffen?
- Was braucht die Buchhaltung?
- Welche Berechtigungen braucht es? (z.B. Einsicht in die Lohnverrechnung)
Zeitlich
- Wann beginnt die Schulung?
- Wann sind Stammdaten und Systemsetup abgeschlossen?
- Ist der Echtstart realistisch geplant?
Schulung und Systemvorbereitung sollten vor dem Go-live abgeschlossen sein. Wer beides parallel macht, verliert Zeit und Nerven. Die einzelnen Meilensteine brauchen deshalb klare Termine und ausreichend Puffer.
Tipp: Um Abrechnungsbrüche zu vermeiden, empfehlen wir den 1. Jänner als Echtstart-Datum.
Fachlich und technisch
- Kollektivverträge: Welche Kollektivverträge kommen zur Anwendung? Sind die zugehörigen Lohnarten, Zulagen und Berechnungsregeln im neuen System abbildbar?
- Stammdaten: Sind alle Mitarbeiterdaten vollständig und aktuell? Können sie aus dem bestehenden System exportiert werden?
- Schnittstellen: Welche Systeme müssen mit der neuen Lohnverrechnungssoftware verbunden sein? Besteht ein direkter Datenaustausch mit Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, ELDA etc.?
- Gibt es Abrechnungssonderfälle, die das neue System abbilden muss (z.B. Altersteilzeit, Pfändungen oder BUAK-pflichtige Dienstverhältnisse)?
- Welche Auswertungen braucht die Buchhaltung?
- Sind die richtigen Buchhaltungskonten im Lohnartenstamm hinterlegt?
- Wer übernimmt die Überweisungen? Buchhaltung oder Lohnverrechnung?
Die Klärung dieser Fragen entscheidet darüber, wie reibungslos die Einführung Ihrer neuen Lohnverrechnungssoftware läuft. Damit Ihnen das bestmöglich gelingt, haben wir eine Checkliste für Sie erstellt.
Praktische Checkliste für HR-Abteilungen in KMUs
Teil 1: Anforderungen an die Lohnverrechnungssoftware klären
Bevor eine Entscheidung fällt, müssen die Anforderungen klar sein und konkrete Kriterien festgelegt werden.
Stammdaten:
- Macht es Sinn, eine Firmengruppe zu erstellen z.B. zentrale Stammdatenverwaltung?
- Können Mitarbeiter-Stammdaten vom Vorsystem importiert werden (z.B. CSV/Excel)?
- Welche Kollektivverträge sind in Verwendung und können diese in der neuen Lohnverrechnungssoftware abgebildet werden?
- Wie wurden Schnitte für Nichtleistungszeiten bisher berechnet?
- Bei BMD Lohnverrechnung: Gibt es andere Module und sind schon Daten im System vorhanden? (z.B. von BMD FIBU, KORE oder Zeiterfassung ?)
Schnittstellen und Berechtigungen:
- Ist ein Berechtigungskonzept vorhanden? Welcher Mitarbeiter ist berechtigt die Lohndaten anzusehen?
- Ist eine Anbindung an die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung notwendig?
- Wie wird der Buchungsbeleg an die FIBU übergeben?
- Erfolgt der Import der Zeiterfassungsdaten in die Lohnverrechnung automatisch?
- Ist die ELDA Software zur elektronischen Übermittlung an die ÖGK am Server vorhanden?
- Wer macht die Überweisungen? Ist das Telebanking Programm installiert?
Abrechnung und Kontrolle:
- Welche individuellen Lohnarten sind notwendig?
- Ist die Urlaubsverwaltung in der Lohnverrechnungssoftware integriert?
- Werden die Gutstunden erfasst?
- Welche Berechnungen für Urlaubs- und Weihnachtsgeld gibt es im Kollektivvertrag?
- Gibt es Zulagen lt. Kollektivvertrag, die vom System berechnet werden sollten?
- Welche Abrechnungskontrollen wurden bisher gemacht?
Auswertungen und Sonderfälle:
- Gibt es spezielle Anforderungen? (z.B. BUAK, Dienstreise, Rückstellungen, Budget)
- Sind spezielle bzw. erweiterte Auswertungen erforderlich, die in den Standard-Auswertungen der Lohnverrechnungssoftware nicht abdeckt sind.
Teil 2: Neue Lohnverrechnungssoftware – Schritt für Schritt zur Einführung
Phase 1: Vorbereitung
- Bestehende Pakete prüfen: Was ist bereits im Einsatz? Wo gibt es Überschneidungen?
- Echtstart-Datum festlegen (Empfehlung: 1. Jänner)
- Projektplan erstellen: Meilensteine, Verantwortlichkeiten, Zeitpuffer
- Ressourcen klären: Mitarbeiterkapazitäten, IT (intern oder extern), ELDA-Zugang
- Berechtigungskonzept definieren: Wer darf Daten in der Lohnverrechnung sehen?
- Beteiligte Mitarbeitende frühzeitig einbinden und informieren: Welche Aufgaben übernehmen sie in der Vorbereitung?
Phase 2: Stammdaten und Systemsetup
- Mitarbeiterstammdaten anlegen (manuell oder Import)
- Firmen- und Kollektivvertragsdaten einrichten
- Lohnarten prüfen: Welche deckt der Standard ab, welche müssen angelegt werden?
- Schnittstellen einrichten: FIBU, KORE, Zeiterfassung
- Berechtigungskonzept im System abbilden
Phase 3: Schulung
- Reihenfolge der Schulungsinhalte festlegen: Stammdaten, Abrechnung und Auswertungen
- Mit den betreffenden Fachabteilungen abstimmen: Bei der BMD Lohnverrechnungssoftware wird eine enge Abstimmung zwischen Lohnverrechner, BMD Trainer und FIBU/KORE-Ansprechpartner sichergestellt.
- Schulung der neuen Lohnverrechnungssoftware vor dem Go-live starten (nicht parallel zum Echtbetrieb)
Phase 4: Abrechnung und Kontrolle
- Erste Abrechnung mit Netto-Vorschau prüfen
- Abrechnungskontrollen testen
- Auswertungen testen: Welche Standardauswertungen gibt es? Welche sollten individuell erstellt werden?
- Sonderfälle prüfen: Altersteilzeit, Pfändungen, BUAK etc.
Phase 5: Go-live und laufender Betrieb
- Echtstart mit vollständig eingerichteten Stammdaten
- Laufende Abstimmung mit FIBU / Buchhaltung sicherstellen
- Optimierungspotenziale identifizieren: Was kann automatisiert oder vereinfacht werden?
Die Formel zur erfolgreichen Einführung einer Lohnverrechnungssoftware
Es gibt keine.
Aus der Praxis zeigt sich: Jede Einführung ist anders. Es gibt keinen konkreten Fahrplan. Denn die Anforderungen an eine Lohnverrechnungssoftware sind so unterschiedlich wie die Unternehmen selbst. Die Checkliste in diesem Artikel gibt eine Orientierung, was vor dem Start geklärt sein sollte, und dient als Leitfaden für die Umsetzung.
Besonders wichtig: Mitarbeitende, die später mit der Lohnverrechnungssoftware arbeiten, müssen von Anfang an eingebunden werden. Wenn die Dienstnehmer wissen, was auf sie zukommt oder sie auf das neue System sogar Einfluss haben, entsteht schon vor dem Go-Live deutlich mehr Akzeptanz.
Und ja, die Einführung einer Lohnverrechnungssoftware bedeutet Aufwand. Aber dieser Aufwand gehört in die Vorbereitung, nicht in die Nacharbeit. Eine strukturierte Planung und maßgeschneiderte Umsetzung verhindert unnötigen Mehraufwand nach dem Go-Live und spart langfristig viele Unternehmensressourcen.